Guide 5S - die perfekte Methode zur Einführung von Lean Management  

Als erster Schritt zu Lean Management empfiehlt sich die Einführung der Methode von 5S. Es geht um eine Vorgehensweise, wie man Arbeitsplätze in Verwaltung, im Büro und in Logistik oder Produktion leicht systematisch in Ordnung hält. 

5S ist eine Methode zur Neugestaltung von Arbeitsbereichen wie Lagern, Office und Produktionsräumen, mit dem Ziel, die Abläufe an diesen Arbeitsplätzen zu optimieren, um zudem die Leistung, Sicherheit und Sauberkeit im Betrieb zu verbessern. Die Methode stammt aus dem Werkzeugkasten des Toyota Production System (TPS). Die Einführung von 5S sorgt einerseits für Stabilität und andererseits oft für einen kontinuierlichen Fluss in allen Bereichen. Dadurch lässt die Methode 5S weitere Vorteile zur Geltung bringen, wie z.B. den Wegfall von zeitraubenden Suchvorgängen aufgrund fester Standorte, die Erhöhung der Sicherheit in deinem Betrieb, da alles seinen eigenen Platz hat, die Einsparung von Geld, wenn es um die Optimierung der Produktivität geht, da keine Ressourcen mehr verschwendet werden, die Erhöhung der Qualität durch weniger Fehler und bessere Produkte.

Die 5S sind die Abkürzungen von fünf japanischen Wörtern, die alle mit S beginnen: 

• Seiri (Sortieren) 

• Seiton (Ordnen, Stelle sauber hin) 

• Seiso (Sauber machen, Aufräumen) 

• Seiketsu (Sauber halten) 

• Shitsuke (Selbstdisziplin) 

Im deutschsprachigen Raum wird die Methode auch häufig als “5A Methode” bezeichnet, dabei werden deutsche Übersetzungen für die einzelnen Begriffe verwendet, die alle mit A beginnen. Allerdings sind diese sehr künstlich und wer sich mit Lean Management beschäftigt, kann auch gut die ursprünglichen japanischen Begriffe verwenden. In diesem Artikel wird die 5A Methode nicht weiter als Begriff genutzt, sondern auf die Methode 5S fokussiert.

Für viele Lean-Experten ist 5S das beste Einführungstool für Lean Management. Die Methode lässt die Lean Management Prinzipien am Arbeitsplatz direkt erlebbar werden und war schon häufig Startpunkt für eine umfassende Lean Management Transformation, getrieben durch die Mitarbeiter, weil diese über die 5S Checklisten unmittelbar die Verbesserung der Arbeitsumgebung und Organisation gestaltet haben. Keine Methode lässt schneller die Verbesserung durch die Umsetzung von Lean Management in der Praxis-Anwendung realisieren.

5S ist Aussortieren, Reduzieren, Optimieren, Systematisieren und Standardisieren in einem Regelkreis von fünf Schritten

5S ist eine Methode für Systematisieren Optimierung des Arbeitsbereichs mit definierten Schritten, die an jedem Arbeitsplatz funktioniert. 5S richtig umgesetzt, kann die Produktivität steigern, indem es Zeit- und Arbeitsverschwendung reduziert. Wenn du etwa alles sortierst und wegwirfst, was nicht gebraucht wird, sparst du Zeit bei der Suche nach Werkzeug, Maschinen oder Arbeitsmittel. Wenn du Ordnung schaffst, ist es auch einfacher, das zu finden, was du brauchst, und du verhinderst, dass sich Unordnung ansammelt. Aufräumen bedeutet, sich die Zeit zu nehmen, den Arbeitsbereich regelmäßig zu säubern, um sicherzustellen, dass Werkzeuge und Materialien in gutem Zustand und leicht zu finden sind. Die Standardisierung von Verfahren stellt sicher, dass alle denselben Prozess befolgen, was Fehler und doppelten Aufwand reduziert. Um das System aufrechtzuerhalten, muss sich jeder im Unternehmen kontinuierlich engagieren. Durch die Einführung von 5S am Arbeitsplatz können Unternehmen ihre Produktivität steigern und ihre Effizienz verbessern.

Warum 5S eine besonders wirksame Lean Management Methode ist

Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz sind nicht Selbstzweck, sondern helfen dabei, gründlicher arbeiten zu können. Die 5S befähigen den Beschäftigten, produktiver und effizienter zu arbeiten, indem sie ihren eigenen Arbeitsplatz so einrichten, dass sie die vorhandenen Hilfsmittel voll nutzen können. Je organisierter und aufgeräumter dein Arbeitsplatz ist, desto einfacher ist es für dich selbst und für die anderen um dich herum! Die 5S helfen Mitarbeitenden dabei, ihr eigenes Arbeitsparadies zu schaffen, in dem sie die Kontrolle darüber haben, was an jedem einzelnen Schreibtisch oder Computerbildschirm innerhalb dieser virtuellen Wände vor sich geht. 

Wenn Profis auf der Arbeit alles im Griff haben wollen, dann darf man nichts dem Zufall überlassen. Kein Handgriff, kein Arbeitsmaterial sollte zu viel oder zu wenig sein. Es soll eben nichts unnütz oder ohne Sinn erfolgen (in diesem Sinne soll somit keine “Verschwendung” erfolgen). 5S realisiert Lean Management an jedem Arbeitsplatz.   

Die 5S der Arbeitsplatzorganisation sind wichtig, um ein effizientes, produktives Team zu schaffen, das als eine geschlossene Einheit zusammenarbeiten kann. Wenn jeder weiß, was seine Aufgabe ist und wie sie zum Gesamtziel des Unternehmenserfolgs beiträgt, gibt es für uns kein Halten mehr!

Vorgehen zur Einführung der 5S-Methode

Idealerweise wird für die gesamte Abteilung ein “Aktionstag 5S für mehr Ordnung und Sauberkeit in der Arbeitsumgebung” eingeplant und an diesem die folgenden Schritte durchlaufen: 

• Alle Mitarbeitenden misten alles Überflüssige aus, d.h. die Arbeitsmaterialien werden sortiert, entsorgt und weggeräumt. 

• Nur die zwingend für die Aufgabe nötigen Materialien blieben am Arbeitsplatz. Jedes Teil bekommt einen festen Platz zugewiesen, der entsprechend gekennzeichnet wird. 

• Die Menge, der Zustand und Anlieferzeit bzw. -rhythmus werden festgelegt und ebenfalls erkennbar gemacht 

• Danach wird gemeinsam sauber gemacht 

• Und ein Plan entwickelt, wie dieser Zustand dauerhaft gehalten werden kann

Der Guide zur Umsetzung von 5S: Die Schritte im Detail

Schritt 1 - Seiri (Sortiere aus)

Ziele: 

• Unterscheide zwischen benötigten und nicht benötigten Gegenständen. Sortiere die nicht benötigten aus! Grundsatz: der Arbeitsplatz dient dem Arbeiten, nicht dem Lagern 

• Schaffung von Platz auf Schreibtisch und in Schränken 

• Entfernung und Ersatz von beschädigten Arbeitsmitteln, Maschinen  

• Besserer optischer Eindruck, auch für Kunden, Besucher etc. 

• Reduktion der Such- und Zugriffszeiten

Schritte der Anwendung von 5S - Seiri: 

1. Entsprechenden Bereich fotografieren (vorher / nachher) 

2. Gemeinsames Aussortieren der als unnötig erkannten Dinge 

3. Für jeden Gegenstand die folgenden drei Fragen durchlaufen: 

   1. Wird dieser Gegenstand benötigt (ja, nein, vielleicht) 

   2. Wird er in dieser Menge benötigt? 

   3. Sollte er an dieser Stelle sein? 

4. Für strittige Gegenstände (oder markiert mit “vielleicht”) kann die Methode “Red Tags” angewendet werden. Bei der Red Tag Aktion kann jeder Mitarbeiter auf seiner Einschätzung nach nicht genutzte Gegenstände einen roten Aufkleber anbringen. Sollte in einem gemeinsam definierten Zeitfenster niemand diesen Gegenstand nutzen, wird er entsorgt.

Schritt 2 - Seiton (Ordnen, Stelle sauber hin)  

Ziele: 

• Ordne die tatsächlich benötigten Gegenstände ergonomisch und effizient an. Grundsatz: Alles bekommt seinen Platz - alles hat seinen Platz

• Der Vorteil des festen Platzes ist, dass die Werkzeuge nach der Nutzung an ihren Platz zurückgebracht werden müssen und somit immer sofort gefunden werden können 

• Unnötiges Dinge Hin- und Her-räumen wird vermieden 

• Übersichtlichkeit wird geschaffen, Fehler werden oft vermieden

Best Practices in der Anwendung von 5S - Seiton: 

• Der Arbeitsplatz sollte leicht aufzuräumen sein, die Werkzeuge griffbereit angeordnet sein, klar erkennbare Ablagen verfügbar sein 

• Jeder Mitarbeiter kann sich an jedem einzelnen Arbeitsplatz auf Anhieb zurechtfinden

• Je häufiger ein Gegenstand für den Prozess gebraucht wird, desto näher zum Arbeitsbereich wird er gelagert oder aufbewahrt

Schritt 3 - Seiso (Sauber machen)   

Ziele: 

• Reinigen mit gleichzeitigem Kontrollieren, ob Gegenstände überhaupt noch sinnvoll für den Arbeitsbereich. Grundsatz für jeden Mitarbeiter: Halte den Arbeitsbereich sauber! 

• Damit dieser Schritt regelmäßig funktioniert, werden feste Abstände für die Reinigung mit entsprechenden Verantwortlichen definiert 

Schritt 4 - Seiketsu (Sauberkeit erhalten, Standardisieren)   

Ziele: 

• Erfolge der bisherigen Schritte durch Fotos und Berichte dokumentieren. Ordnung und Sauberkeit zum neuen Standard erheben. Grundsatz: Erzeuge Standards, sodass die 5S-Prinzipien dauerhaft am Arbeitsplatz gelebt werden!

• “Erfolgsgeheimnis”: Ordnung und Sauberkeit zur persönlichen Haltung jedes Mitarbeitenden machen - idealerweise nicht nur auf der Arbeit. Dazu Erfahrungen, Lessons Learned und Erfolge durch 5S im gesamten Unternehmen erzählen. 5S funktioniert und ist der Standard im Unternehmen! 

• Minimierung des Aufwands für Suchen, Vorbereiten von Tätigkeiten, Abschluss und Nachbereitung. Kostensenkung zum Wohle aller. Säubern als Routine in der Umsetzung der Methode und im Tagesgeschäft etablieren.

Schritt 5 - Shitsuke (Selbstdisziplin üben)    

Vorgehensweise: 

• Regelmäßige Abstände definieren in denen 5S wieder durchgeführt wird 

• Schulungen etablieren für alle Mitarbeiter, zu den Themen Organisation, kontinuierliche Verbesserung (Kaizen), Reduktion von Verschwendung, Lean Methoden (Lean Management Programm für Transformation) 

• Führungskräfte müssen fordern, fördern und mit gutem Beispiel vorangehen 

Leitfragen für eine erfolgreiche 5S-Umsetzung 

• Organisation I: Wo startet und endet mein Arbeitsvorgang? 

• Ziel: Was muss bei mir am Ende des Arbeitsvorgangs herauskommen? Für wen? Wann und wo? 

• Arbeit: Was ist genau meine Kompetenz, was soll ich beitragen? 

• Maschinen, Produktion & Werkzeug: Was brauche ich dazu? Welche Werkzeuge, Materialien? Von wem sollen diese, in welchem Zustand kommen? 

• Standards: Wie kann ich meinen Arbeitsplatz so einrichten, dass ich arbeiten kann, auch wenn nicht alle Bedingungen erfüllt sind? 

• Organisation II: Wie kann ich bei ungünstigen Bedingungen möglichst rasch den sinnvollen Zustand wieder selber herstellen? Was muss ich dazu im Vorfeld klären? 

Warum ist die 5S-Methode so erfolgreich und was sind die Vorteile von Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz? 

5S folgt dem Erfolgsprinzip “Punkt-Linie-Fläche”. Wie im Ballsport, muss zuerst die Ballkontrolle für einen selbst gelingen, danach das Passspiel entlang einer gedachten Linie, bevor ganze Räume (= Flächen) durch die Spieler erobert werden können. 5S ist somit die Methode der Wahl, um die eigene Arbeitsumgebung in Ordnung zu bringen. Das “Punkte einhalten und verbessern” ist dann Ausgangspunkt für weitere Lean Methoden zur Etablierung des Fluss- und Pull-Prinzips, Etablierung von kontinuierlicher Verbesserung (Kaizen) etc.  

Der Vorteil von 5S ist ein sauberer, aufgeräumter und nachhaltig gut organisierter sowie standardisierter Arbeitsbereich. 

• 5S steigert die Übersicht und Sicherheit am Arbeitsplatz 

• Standards machen Arbeitsvorgänge nachvollziehbarer und verhindern Abweichungen 

• Dadurch Erhöhung der Transparenz, auch für alle Mitarbeiter über Abteilungsgrenzen hinweg 

• Reduktion von Suchzeiten und des vorzuhaltenden Bestands an Material, Werkzeuge etc. (Optimierung der Produktivität) 

• Förderung der Eigenverantwortung, kontinuierlichen Selbstoptimierung des eigenen Arbeitsbereichs (Kaizen, kontinuierliche Verbesserung, Disziplin)  

• Optimiert und offenbart zugleich Grad der Disziplin (Shitsuke, Selbstdisziplin) und Führung in den jeweiligen Bereichen 

5S in der Anwendung im Handel & E-Commerce und Lean Logistics 

Die Organisation einer Verkaufsfläche und des Office (Büro) nach dem 5S-System kann dazu beitragen, eine effizientere Arbeitsumgebung zu schaffen. Durch die Anwendung im Einzelhandel können Unternehmen die Sicherheit verbessern, die Effizienz steigern und Abfall reduzieren. Zum Beispiel kann das Sortieren des Inventars und das Entfernen von nicht mehr benötigten Gegenständen dazu beitragen, das Durcheinander zu beseitigen und es zu erleichtern, das zu finden, was gebraucht wird. Wenn du für Ordnung sorgst, können sich die Mitarbeiter schneller und einfacher im Raum bewegen. 

Im Einzelhandel kann das 5S-System genutzt werden, um die Ladengestaltung zu optimieren und Platzverschwendung zu reduzieren. Durch das Sortieren und Ordnen der Waren können die Läden die Unordnung reduzieren und es den Kunden leichter machen, das zu finden, was sie suchen. Mithilfe von Seiso können die Regale und Auslagen sauber und staubfrei gehalten werden, während Standards dazu beitragen, eine einheitliche Produktplatzierung und Preisgestaltung zu gewährleisten. 

Das Prinzip der 5S-Methode kann auch in den Bereichen Lagerhaltung und Logistik (Lean Logistics) angewendet werden. Voraussetzung ist, dass dort alle Arbeitsschritte und Prozesse vorher genau unter die Lupe genommen werden. Ziel ist es u.a., Platz zu schaffen, Suchzeiten und Wege zu verkürzen und die Einarbeitungsphasen für neue Mitarbeiter/innen zu verkürzen.

Das kann zum Beispiel in der Warenannahme oder in der Kommissionierung geschehen. In beiden Fällen sollten die Arbeitsmittel sortiert und die Arbeitsplätze nach einem einheitlichen Schema strukturiert werden. So entstehen standardisierte Abläufe. Wenn sich die Beschäftigten daran gewöhnt haben, können sie flexibel in der Abteilung eingesetzt werden und sind zudem nicht an "ihren" Platz gebunden. Außerdem können regelmäßige Reinigungs- und Wartungsarbeiten schneller und einfacher durchgeführt werden, wenn alles an seinem Platz ist. Die 5S-Methode führt also zu einer Senkung der Materialkosten und einer besseren Auslastung der Kapazitäten - zwei entscheidende Argumente für ihre Einführung in Lager- und Logistikbetrieben.

Der Purpose von 5S 

Der wahre Zweck von 5S geht tiefer als eine einmalige Aufräumaktion. Die 5S-Methode ist ein Weg, um: Standards zu schaffen, die grundlegende Stabilität zu unterstützen, die erforderlich ist, um Verschwendung in jeder Form zu reduzieren. Einen disziplinierten Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich die Teams auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren, und den wesentlichen Sinn für ein gemeinsames Ziel zu fördern, der erforderlich ist, damit kontinuierliche Verbesserung Wurzeln schlägt.

In unserer Beratungspraxis wissen wir, dass 5S eine entscheidende Rolle im gesamten Lean-Management-System eines Unternehmens spielt. Der 5S-Gedanke war weitaus wichtiger als nur die traditionelle "5S-Praxis", wenn es um alle Bereiche eines Unternehmens geht. Es geht um die Schaffung stabiler, nachhaltiger Prozesse, die mit möglichst wenig Verschwendung einen Mehrwert für den Kunden bieten, und um ein Mittel zur ständigen Verbesserung dieser Prozesse.

Leseempfehlung aus der Wissenschaft zu 5S  

Die Literatur zur Klassifizierung von 5S war bisher sehr begrenzt. Das empfohlene Dokument räumt mit dieser Schwäche auf und kategorisiert systematisch die Literatur über 5S. Die Studie hebt die wichtigsten Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren für die Beseitigung von Hindernissen bei der erfolgreichen Einführung von 5S hervor. Die Studie wird sowohl für Fachleute aus der Industrie als auch für Forscher und andere, die sich mit Organisationsmanagement befassen, nützlich sein, um die Bedeutung von 5S und seinen Beitrag zur Produktionsleistung zu verstehen.

See: Lean Management Leitfaden, Lean Management Beratung, Lean IT